Virtuális Asszisztens kézikönyv

1. Bevezetés

 

Helló #VAM!

 

A csoportot annak érdekében hoztam létre, alapítottam, több éve működő irodamanagerként, hogy legyen egy olyan közösség, ahol mi, hazai VA-k meg tudjuk beszélni az aktuális, a VA-ségre vonatkozó kérdéseinket.

Célom, hogy a hazai VA szolgáltatók kínálatának minősége kimagasló legyen és hogy a Virtuális Asszisztens szó hallatán minden vállalkozó egy remek szolgáltatásra asszociáljon, amire neki is szüksége van.

 

Ehhez szeretnék most Nektek ezeken a leckéken keresztül egy alapot, egy nézőpontot adni.

 

A leckéket igyekszem folyamatosan frissíteni, írjatok nyugodtan javaslatokat, kommenteket. Sőt, kifejezetten örülnénk neki, ha itt egy olyan tudásbázis jönne létre, ami segíti a VAM tagokat, a hazai VAM közösséget.

 

Építsük együtt a VA szolgáltatók jó hírnevét itthon!

 

A leckék, az itt szereplő tananyag teljes egészében a saját szellemi tulajdonom, azok másolása, részben, vagy egészben történő felhasználása kizárólag az én engedélyemmel lehetséges.

A VA kézikönyv alapjául több éves irodamanager szolgáltatásom, számos elégedett ügyfelem és a weboldalamon publikált Virtuális Asszisztens kézikönyv szolgáltak.

A leckék összeállításában segítségemre volt Korcsog Martina, Molnár Barna, akiknek nagyon köszönöm a munkáját!

 

VA fogalma

 

A virtuális asszisztens, egy gyűjtő fogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik online módon, a távolból segítenek egy-egy vállalkozásnak (vagy akár egyszerre többnek is), támogatják annak működését.

A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően. 
Hazánkban virtuális asszisztens néven futnak azok a vállalkozások, akik virtuális adminisztrációs asszisztencia szolgáltatásokat látnak el.

De ebben a virtuális asszisztens gyűjtőfogalomban, azért ennél jóval több van.

Ide sorolhatjuk például a virtuális marketing asszisztenseket, a virtuális szövegíró (tartalom készítő) asszisztenseket, stb. Vagyis a virtuális asszisztens nem feltétlenül, s nem minden esetben egyenlő egy ‘virtuális titkárnővel’.

A legelső és legfőbb különbség a virtuális asszisztens és az otthonról dolgozó online titkárnő között, hogy a virtuális asszisztens vállalkozás keretében, az otthonról dolgozó online titkárnő pedig munkavállalói státuszban végzi el a rá bízott feladatokat. A virtuális asszisztensnek egyszerre akár több ügyfele is lehet, sőt mivel vállalkozóként nyújtja szolgáltatását, így egy ügyfélre építeni igencsak rizikós kísérlet. (Abszolút nem ajánlott.)

A virtuális asszisztensek szabadúszó, egyéni vállalkozók, akik szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel. A saját vállalkozásuk adózásáért saját maguk felelnek, vagyis az ügyfélnek nincs gondja a munkabérre, járulékokra, munkaviszonnyal kapcsolatosan jelentkező egyéb teendőkre. A virtuális asszisztens egyszerre több ügyfelet is kiszolgálhat.

Feladatait a közös megállapodás (szerződés) eredményeként elláthatja

- havidíjas elszámolásban,
- órabérben,
- project alapú díjazással,

stb.

Manapság egyre inkább az a tendencia, hogy a virtuális asszisztensek többsége az online platformon (amely platform ma már szinte kikerülhetetlen) tevékenykedő vállalkozásokat támogatja.

Segít számukra:

- az értékesítési csatorna kiépítésében,

- az instagram fiók kezelésében,

- FB oldalak kezelésében,

- FB csoportok moderálásában,

- chatfiókok kezelésében,

stb.

A virtualisasszisztens.blog.hu-n olvashatsz interjúkat a hazai virtuális asszisztensekről, hogy a social media felületek kezelésén kívül még milyen feladatok bízhatóak rájuk. Többek között pl.:

- könyvelési anyagok összekészítése,

- controlling,

- webshop menedzsment,

stb.

Forrás: https://virtualisasszisztens.blog.hu/…/virtualis_assziszten…

 

 

Munkaviszony, vagy vállalkozás?

 

Virtuális asszisztensként távmunkában is lehet munkát végezni. Ez azonban nem ugyanaz, az életforma[KM2]  (munka-jogi forma), amiről mi beszélünk.

Mik azok a tényezők, amik miatt a virtuális asszisztensség vonzó?

Rugalmasság!
Függetlenség!
Kötetlenség - térben és időben!

Bármilyen formában (home office/távmunka/rugalmas munkaernd) is végzed, a munkaviszonyban elkerülhetetlen:

- az alá-fölé rendeltségi viszony,

- meghatározott feladatokat a munkáltató által biztosított eszközökkel kell elvégezned,

- meghatározott időintervallumban kötelező jelenlét.

Lássuk be,a fenti jellemzők nem éppen a függetlenségről, szabadságról szólnak.

Vállalkozóként azonban ügyfél - megbízott között egyenrangú viszony; a Te vállalkozásod szabályait Te határozod meg, Te vagy a felelős a feladat elvégzéséért, de a hangsúly sokkal inkább a feladat elvégzésén van, sem mint a hol, mikor, hogyan - on.

Ezek miatt tartjuk kiemelkedően fontosnak, hogy Ti, akik virtuális asszisztensek vagytok, főként vállalkozók vagytok, akik virtuális asszisztens szolgáltatást nyújtotok.

Természetesen a vállalkozói lét sem való mindenkinek és nem fenékig tejfel az élet.
Ezekben a leckékben reális képet igyekszünk nyújtani számotokra, hogy valóban átgondolva, racionális érvek mentén tudjátok végig gondolni, hogy belevágtok-e, vagy sem.

Hajrá #VAM!

2. Vállalkozás létrehozása

 

Ebben a leckében segítünk végiggondolni, hogy mikre figyelj, mikor el szeretnéd indítani a VA vállalkozásodat. Fontosnak tartjuk, hogy körültekintően, felkészülten vágj bele a vállalkozásba. Akkor, ha megvan hozzá az anyagi biztonságod, hisz a vállalkozás felfutásának idő kell!

 

Cégforma, adózás

Ezt a kérdéskört javaslom mindenképp könyvelővel beszéld át a konkrét elképzeléseid tükrében. Alapvetően sokan egyéni vállalkozóként működnek, KATA adózási formával, de nem biztos, hogy a TE esetedben is ez lesz az ideális megoldás.

 

Hogyan válaszd ki a szolgáltatásaidat?

 

A termékpaletta meghatározása fontos lépés, kérdés.
Érdemes átgondolnod mik azok a területek, amiket eddig imádtál csinálni, amikben szeretsz elmélyedni, amik inspirálnak annyira, hogy fejlődj bennünk, s hogy folyamatosan keresd az újításokat. A hitelességed, a hozzáértésed akkor fog megmutatkozni, ha értesz azokhoz a szolgáltatásokhoz, amiket kínálsz.

 

De honnan tudhatod, hogy mire van szüksége a piacnak? Érdemes böngészned a VA keres-kínál csoportot, ahol a VA-t kereső vállalkozók is adnak fel hirdetéseket. Ezen a platformon jól látható, hogy mire van kereslet és mennyire telített egy-egy területen a kínálati oldal.

 

Legyél egyedi és NE másolj!

 

Engedélyek

 

Alapvetően virtuális asszisztensként, mivel ez nem egy bejegyzett szakma nincs engedélyhez kötve az adminisztratív tevékenység. 


De! Ha az általunk felsorolt tevékenységi körökön kívül mást is föl szeretnél venni, mert Te ahhoz is értesz, akkor mindenképp járd körbe, hogy engedély köteles-e!

 

Érdemes figyelned rá, hogy ha speciális területen nyújtasz szolgáltatást, akkor az adott területen legyen releváns végzettséged, több éves tapasztalatod. (pl.: HR adminisztráció, controlling, stb.)

 

Tevékenységi körök

 

A Te vállalkozásod tevékenységi köreit Te ismered a legjobban. Te tudod, hogy milyen területen kívánod támogatni a Hozzád forduló vállalkozókat.

Néhány tevékenységi kört felsorolunk, amik a VA vállalkozásod alapját képezhetik:

8211 - Összetett adminisztratív szolgáltatás
821901 - Egyéb irodai szolgáltatás m.n.s.
620201 - Egyéb számítástechnikai szakértés, tanácsadás

 

További kódokat itt tudsz keresni: http://www.ksh.hu/ovtj_kereso

 

3. Árképzés

 

Az árképzés minden vállalkozó életében nehézséget jelent. A VA területen jellemző kiadások átgondolásával segítünk Neked egy reális képet kialakítani.

 

Kiindulási alap

 

Vállalkozóként NEM munkabéred van, emiatt nem releváns az a kérdés sem, hogy mennyit lehet ezzel keresni.

Vállalkozóként van bevételed, amikkel szembe állítod a költségeidet, majd megfizeted az adót. A  végén lesz nyereséged, ha mindent jól csinálsz.

A bevételeid azok a szolgáltatási díjak, amiket az ügyfeleid fizetnek Neked a VA szolgáltatás igénybevételéért.

 

A költségeidet a következő leckében vesszük végig.

 

 

Mennyi költséget kell minimálisan kitermelned

 

FIGYELEM! Ez a számítás csak egy kiindulási alap, aminek mentén bátran számolgass a saját esetedre vonatkoztatva!

A példában KATA adózású egyéni vállalkozóval számolunk, aki nem iparűzési adó mentes övezetben tevékenykedik.

 

Adók, kötelezően fizetendők éves szinten: 655.000 Ft

NAV: 600.000 Ft;

Kamarai Tagság: 5.000 Ft;
Iparűzési adó: 50 000 Ft

 

Fix költségeid az igénybe vett szolgáltatások miatt éves szinten: kb. 300.000 Ft

(internet, telefon, általad használt fizetős szoftverek, weboldal tárhely, könyvelő, hirdetés, számlázóprogram, stb.)



Mivel VA vállalkozóként elsősorban a számítógéped, telefonod a munkaeszközöd ezért ennek amortizációs költségeit is ide vesszük: kb. 65.000 Ft/év

 

Ajánlott vállalások: 244.000 Ft/év
Nyugdíjbiztosítás, Jövedelem biztosítás, Baleset biztosítás, Továbbképzések
 

1.264.000 Ft/év, amit minimálisan ki kell termelned.

Havi szinten ez azt jelenti, hogy 105.333 Ft minimális bevételednek kell lennie ahhoz, hogy a vállalkozásod költségeit ki tudd termelni.

 

Ehhez kell hozzáadnod a saját fenntartásodhoz szükséges kiadásokat.[KM3] 

 

Jó számolgatást!

 

Hajrá VAM!

 

 

4. Szerződés -mit tartalmazzon a szerződésed

 

Tanácsos már a vállalkozásod elején keresned egy ügyvédet, aki végig fogja a kezed.
Erre nem csak a szerződésed megfogalmazásához van szükséged, de nagyon sok olyan esettel találkozhatsz a vállalkozói léted során, ahol bizony elkél az ügyvédi segítség[KM4] . (pl.: GDPR, problémás, nem fizető ügyfél, stb.)
Ebben a leckében vázlatpontokban soroljuk föl, hogy mikre érdemes kitérned a vállalkozói szerződésedben.

 

VA_szerződés_vázlat.docx

 

Ajánlott ügyvédek:

 

Lohn ügyvédi iroda

Olajos-Kiss Rita

 

 

5. Marketing - ügyfélszerzés

 

Ebben a leckében adunk néhány tippet számodra, amik segíthetik a marketingedet, az ügyfélszerzést.

 

Weboldal – FB oldal – LinkedIn

 

Javasolt az online térben több platformon jelen lenned. Nem kötelező mindenhol, sőt! Én ezen a téren is a minőség vs mennyiség kapcsán a minőséget javaslom. Nézegesd, próbálgasd a platformokat, s amelyik Neked szimpatikus, amelyiken úgy érzed, hogy hatékonyan tudsz kommunikálni, ott legyél jelen.

 

Bármelyik platformot is választod, a jelenléted, az oldalad a minőséget tükrözze.

 

Csak jogtiszta képeket használj (akár ingyenes oldalakról, pl.: pixabay.com)

 

 

Networking – ügyfélszerzés

 

Valóban csak személyesen lehet ügyfelet szerezni? A bizalom, kapcsolatépítés legegyszerűbb módja a személyes találkozók, jelenlét. De virtuális asszisztensként roppant fontos, hogy az online jelenlétünk is biztosítva legyen. Ettől leszünk hitelesek, hogy valóban nem csak beszélünk az online jelenlétről, hanem mi magunk is ott vagyunk.

 

Több élő videóban beszéltem már az ügyfélszerzésről, de most írásban is összeszedtem Nektek néhány lehetőséget.

 

Bizalom erősítése az online térben:

- blogolás ( a témák ott hevernek az asztalodon. Minden napod tele van megoldandó problémákkal. Írd le, Te hogyan csinálod!)
- aktív jelenlét releváns csoportokban (válaszolj a kérdésekre)
- VA keres-kínál csoportban a szolgáltatásod hirdetése nem csak a FB oldal linkelésével, hanem akár hasznos, releváns tartalmakkal, stb.
 

Bizalom építése, erősítése offline módon:

- kifejezett networking célú rendezvények

- szinte bárhol, teremtsd meg a lehetőséget, hogy beszélhess a szolgáltatásodról
- szakmai rendezvények, ahol a célcsoportod jelen van,
- képzések, ahol szintén a célcsoportod megtalálható,

- iparkamarai ingyenes képzések,

- üzleti reggelik,

- vásárok,

- ajánlások útján. (Nincs jobb reklám az elégedett ügyfeleknél, akik továbbajánlanak Téged!)

 

Ne feledd, minden online és offline megnyilvánulásod a saját személyes brandedet építi vagy rombolja. Ezért is nagyon fontos, hogy csak olyan szolgáltatásokat kínálj, amihez értesz. A szakmaiság nagyon fontos híd a bizalom kiépítéséhez.

 

Névjegykártya

 

Bár azt gondolnánk, hogy virtuális asszisztensként a virtuális térben mozogva nincs szükségünk névjegykártyára. De Te is kimész az utcára, Te is elmész rendezvényekre, képzésekre, ahol mindenképp érdemes átadnod a névjegykártyádat.

 

Javasolt, hogy szerepeljen rajta minden olyan adat, ahol Téged elérnek és néhány hívószó, amivel a bemutatkozásod, a szolgáltatásid eszébe jutnak az illetőnek, ha épp azt a feladatot delegálná.

 

 

6. Leghasznosabb szoftverek

 

A teljesség igénye nélkül megmutatunk Neked néhány szoftvert, amik jól fognak jönni a munkádhoz. A technika, a szoftverek piaca hihetetlen gyorsan bővül, változik. Nem az a lényeg, hogy minden szoftvert kívülről-belülről ismerj. Sokkal inkább az, hogy képes legyél átlátni a működésüket és hogy utána tudj, akarj nézni, hogyan is kell használni.

A legtöbb applikációhoz, szoftverhez van tutorial, YouTube videó. Tanulj, képezd magad!

 

Képszerkesztés

 

www.canva.com

paint.net

gimp

https://tinypng.com (jpg és png veszteségmentes tömörítés, helymegtakarítás, webes megjelenéshez megfelelő méretek)

kepatmeretezes.hu (képek nagyon gyors átméretezése)

https://pngtree.com/ limitáltan ingyenes, viszont cserébe háttérnélküli és egyéb gyönyörű képek tölthetők le

 


Időmérés

Az időmérés nem csak akkor fontos, ha óradíjban dolgozol. Te is remek képet kapsz arról, hogy 1-1 ügyféllel, egy-egy munkával mennyi időt töltesz. Így növelni tudod a hatékonyságodat, esetlegesen az áraidat. [KM5]  Továbbá a későbbi árajánlatok elkészítéséhez is hasznos alap lehet. Ezáltal jobban tudod kalkulálni az áraidat és az adott feladatra jutó időráfordítást.

Ne feledd, a saját vállalkozásodban dolgozol, ahol Neked is figyelned kell a hatékonyságra, gazdaságosságra, megtérülésre!

 

Toggl.com

 

Képernyő megosztás

 

- skype
- join.me

- teamviewer (Távoli asztal elérésre is tökéletes)

 

Ügyfél kommunikációra

 

videóhívások:
- skype, 
- messenger
- google hangouts
- zoom

napi chat
- messenger
- slack
- skype

 

 Feladat-menedzselésre:

 

Trello,

OneNote;

Google Naptár

Wunderlist

Mantis bugtracker. (Eredetileg bug bejelentő, de teljesen jó bármilyen feladat nyomonkövetésre)

 [KM1]Esetleg érdemes lehet megemlíteni, hogy „szeretettel fogadjuk a szakmai tapasztalatokat az adott leckéhez, ami segíti a VAM tagokat. Jöhetnek cikk és könyvajánlások is.

 [KM2]és (munka)jogi forma

 [KM3]Valószínűleg csak kevesen „szám-orintáltak”, így talán jobb is, ha a részletek helyett a NAGYKÉPET kapják meg. Bár, nekem tetszett a Barna-féle levezetés is. De a kezdő VAM-tagoknak így könnyebb, mert nem vesznek el a részletekben.

 [KM4]Például az új GDPR okozta szabályok. (Én pl. minden szerződéshez mellékelek egy Titoktartási záradékot és egy Adatkezelési szabályzatot is. )

 [KM5]Továbbá a későbbi árajánlatok elkészítéséhez is hasznos alap lehet. Ezáltal jobban tudod kalkulálni az áraidat és az adott feladatra jutó időráfordítást.

Irodamanager - Minden sikeres vállalkozó mögött áll egy irodamanager.

Keress bátran a cégedre szabott ajánlatért itt!

  • Facebook Basic Square